Le côté pratique d’une communication d’équipe efficace
Un élément important d’une communication d’équipe efficace est la communication elle-même : la manière dont les membres de l’équipe entrent réellement en contact les uns avec les autres. Si vos équipes ne disposent pas d’un moyen facile et bien établi de partager et de capturer des commentaires, elles courent le risque de perdre beaucoup de bonnes idées et de réduire leur efficacité.
Il existe un certain nombre de canaux de communication différents que vous pouvez utiliser pour améliorer l’efficacité de la communication d’équipe. En voici quatre à considérer :
Les réunions d’équipe
Ne sous-estimez pas l’importance de se regrouper en équipe. Que votre équipe soit répartie dans le monde entier ou que vous vous assoyez côte à côte tous les jours, les réunions d’équipe peuvent être extrêmement puissantes. C’est un moyen pour chacun de savoir sur quoi travaille l’autre et les progrès qu’il fait.
Il est préférable que les gens partagent les détails, les défis ou les succès qu’ils rencontrent actuellement avec leurs tâches (plutôt que de simplement dire ce qu’ils font). Cela générera un dialogue dans lequel d’autres pourront proposer des recommandations ou apprendre les uns des autres.
Les conversations dans la barre latérale
La communication informelle en dehors des réunions doit être encouragée. Beaucoup de bonnes idées sont souvent générées et partagées dans ces conversations organiques, et elles se traduisent par une action agile qui peut apporter de grandes améliorations dans un projet en cours.
Assurez-vous simplement que tous les changements sont partagés avec l’équipe au sens large, soit via une discussion de groupe en ligne, soit lors de votre réunion hebdomadaire à l’échelle de l’équipe. Si vous prévoyez de discuter de gros amendements, ou réalisez qu’une telle discussion est en cours, assurez-vous de faire une pause et de rassembler toutes les parties prenantes concernées de l’équipe pour en discuter collectivement. Il ne sert à rien d’avoir la conversation deux fois.
Les outils de communication
Les outils de communication interne permettent à vos membres de l’équipe de se connecter les uns aux autres rapidement et de manière fiable. Ils peuvent avoir des discussions de groupe, partager des ressources utiles ou simplement se connecter les uns avec les autres. Ces outils sont bien plus efficaces que le courrier électronique car :
Il est facile de suivre la conversation à un endroit attribué
Vous pouvez taguer des personnes afin qu’elles reçoivent une notification indiquant qu’elles ont été mentionnées
Les fichiers partagés restent attachés au chat pour que vous n’ayez pas à les chercher
Vous pouvez voir qui tape, de sorte que vous n’obtenez pas un bombardement de réponses d’e-mail confuses
En plus d’une fonction de chat utile, les outils de communication interne offrent de nombreuses fonctionnalités qui aident les équipes à rester connectées et efficaces. Ils sont un lieu incontournable pour documenter les plans et devis, partager les meilleures pratiques, et stocker les fichiers importants.
Les outils de gestion de projet
Les outils de gestion de projet tels que Trello et Asana sont un excellent moyen de coordonner et de rationaliser les projets d’équipe. Ils permettent aux équipes de suivre facilement l’avancement d’un projet car vous pouvez attribuer des tâches à des individus, définir une date d’échéance pour cette tâche et discuter de cette tâche dans sa « fiche » spécifique. C’est un moyen très transparent pour toute une équipe de communiquer efficacement sur un projet et de le faire passer rapidement d’une étape à l’autre.