Comment préparer une demande de parrainage pour votre événement
Une fois que vous avez identifié la marque (s) qui convient à votre événement le plus, vous pouvez passer à l’étape suivante : mettre en place votre demande de parrainage. Notre conseil est de le concevoir un peu comme une brochure publicitaire. Rendez-le attrayant et agréable à lire, insérez des infographies et des images, et insistez sur une identité graphique claire, soignée et qui se démarquera vraiment. Soyez complet tout en restant concis.
Présentez-vous et votre équipe
Présentez votre projet : son concept, ses objectifs, son identité. Incluez des informations sur votre public cible, les partenariats déjà en place, votre stratégie médiatique et de communication prévue, la taille de votre infrastructure et la récurrence de votre événement – ponctuel ou répété. Si vous avez déjà organisé un événement, pensez à inclure ses avis. C’est le même type de contenu que vous retrouveriez dans un dossier de presse pour les marques – histoire, objectifs, programme, partenariats, informations pratiques, etc.
Définissez vos besoins : Financement, visibilité, équipement, etc. Veillez à justifier vos besoins par des chiffres ou au moins à associer des objectifs clairs et compréhensibles par la marque. Afin de les justifier, vous pouvez détailler ce que vous êtes prêt à offrir.
Puis faites une offre concrète. Qu’est-ce que la marque gagnera à vous parrainer ?
Quels objectifs allez-vous atteindre ? Comment sera-t-il mis en place concrètement lors de votre événement ? Où la marque sera-t-elle visible ? Offrez-vous des affiches simples avec leur logo ou la marque peut-elle organiser des activités pour avoir un plus grand impact ? Les possibilités sont infinies, essayez de les séduire en leur donnant de solides raisons de soutenir votre projet. N’hésitez pas à proposer des packages, ils sont clairs et faciles à comprendre.
Voici quelques exemples d’opportunités de sensibilisation que vous pouvez offrir à des sponsors potentiels :
Supports de communication : Vous pouvez apposer le logo de votre sponsor sur tous vos supports de communication. Flyers, affiches, teasers, site internet, programme événementiel (vous pouvez même leur dédier une page entière du programme pour qu’ils parlent de leur entreprise et augmentent leur notoriété de marque).
Des espaces sur-mesure sur place, dédiés à la marque : de nombreuses marques, notamment des marques de produits alimentaires et de boissons, ont l’habitude de personnaliser les points de vente avec leur image de marque. Ils peuvent donc vous fournir du matériel tout en gardant le contrôle sur la façon dont ils souhaitent que leur logo soit affiché lors de votre événement.
Des goodies : certaines marques peuvent distribuer des goodies et / ou des échantillons de produits lors de votre événement. Cela peut être une véritable situation gagnant-gagnant pour tout le monde. Ce type de notoriété est bon pour la marque car il les mettra en contact avec des clients potentiels, et cela profitera à vous et à votre public.
Compétitions : points de vente des médias, les sponsors et les partenaires pourraient organiser des concours sur les médias sociaux pour les personnes de gagner des goodies ou des billets par exemple. Par exemple, les concours demandant aux gens « d’aimer, de partager et de commenter ce post pour gagner des cadeaux » sont un bon moyen d’augmenter considérablement votre visibilité et d’atteindre des audiences que vous n’auriez pas pu atteindre autrement et il en va de même pour vos partenaires.
Tout est maintenant prêt pour que vous puissiez passer à l’étape suivante, plus compliquée : entrer en contact. Vous pouvez essayer d’entrer en contact avec des sponsors potentiels lors de salons professionnels ou par téléphone, mais vous devez vous attendre à des difficultés. L’envoi d’e-mails et le suivi par téléphone restent le moyen le meilleur et le plus efficace.
Vous avez réussi à réserver une réunion ? (Cela peut prendre du temps, ne désespérez pas !) Le jour de votre présentation, soyez original. Apportez de nouvelles informations sur votre projet : comment a-t-il évolué depuis votre candidature ? Avez-vous obtenu de nouveaux partenariats ? Avez-vous de nouvelles idées à ajouter à votre offre ? Soutenez votre présentation avec un diaporama et pourquoi ne pas inclure des vidéos ? Montrez que vous comprenez l’entreprise à laquelle vous parlez, que vous savez que votre projet est parfait pour eux !
Les marques apprécient de se voir offrir l’exclusivité pour un événement, mais c’est à vous de choisir un ou plusieurs sponsors. Pourquoi ne pas trouver un sponsor différent pour chacun de vos différents besoins ? Vous pouvez leur proposer des offres personnalisées en fonction du type de service que la marque vous proposera.