Les 6 outils de communication interne essentiels
Il existe aujourd’hui sur le marché de nombreux outils de communication interne. Avons-nous vraiment besoin de tous ? Comment évaluons-nous les produits dont nous avons besoin et quand ?
Les communications internes sont un terme important. Il fait référence à toute la communication qui se déroule au sein d’une organisation. Et c’est important.
Quelle que soit la taille de votre organisation ou ce qu’elle fait, la communication est essentielle pour la planification, le renforcement des capacités et des compétences, les opérations, la productivité et non moins urgente pour aligner les équipes et créer le type de culture d’entreprise qui atteint et maintient l’excellence dans toutes choses.
Une excellente communication fait une grande différence dans une entreprise. Il est fortement corrélé à l’engagement des employés, à la réactivité, à la productivité et au succès. Pour avoir un bon environnement de communication, vous avez besoin des bons outils, des bonnes intentions et des bonnes habitudes.
Utiliser le mauvais outil pour le travail fait perdre du temps, frustre les gens et les envoie courir vers presque n’importe quelle alternative. Nous n’aborderons même pas les problèmes de sécurité qui sont créés de cette façon.
Les bons outils
De quel type d’outils avez-vous besoin pour une bonne communication interne ? Il y en a (trop) de disponibles. Dans votre organisation, vous aurez une grande variété de types de communications.
Vous aurez des annonces pour toute l’organisation, vous aurez une collaboration en équipe, vous aurez des communications de processus et de statut, et vous aurez le genre de murmure et de buzz quotidien constant qui définit et soutient une organisation et une communauté.
Ces différents types de communications nécessitent en réalité des capacités différentes, voire se chevauchent souvent. Voici un aperçu des types d’outils dont vous aurez besoin et pourquoi.
- Le flux
Un flux est un forum à participation libre de forme libre pour de courtes mises à jour. Twitter est le flux public le plus connu et je suis un grand fan. Au sein de l’organisation, les flux aident les gens à rester connectés à l’ambiance de l’organisation. Ils aident les gens à « travailler à voix haute », à poser des questions et à faire savoir aux gens ce qui se passe. Une bonne utilisation des flux est que les collègues demandent à leurs collègues un excellent travail. Un flux permet de garder une communauté dynamique de pairs connectée.
Dans les grandes organisations, vous voudrez vous assurer que vous avez la possibilité de filtrer le flux afin que le volume de publications ne soit pas écrasant et que les individus puissent se concentrer sur ce qui les intéresse.
- Chatter
Si vous avez utilisé la messagerie instantanée ou Skype, vous savez pourquoi le chat est utile pour une communication rapide en 1 ou en petit groupe. C’est un excellent moyen de vérifier un problème : « On peut déplacer la réunion à 15h ? « . Le chat est un endroit idéal pour une communication et des commentaires rapides et gratuits. Mais, bien que vous puissiez partager des documents, le chat est un endroit très pauvre pour s’organiser et rester organisé ou pour distribuer des documents.
- Les actualités
Les nouvelles sont au cœur de l’organisation. Cela signifie que chacun a un point de contact commun avec l’organisation. Cela aide les gens à se sentir alignés sur un ensemble commun de conditions et de priorités. C’est un endroit idéal pour que le leadership soit vu et entendu. C’est un endroit idéal pour célébrer les grandes victoires et s’assurer que tout le monde sait quelles sont les priorités à venir. Les nouvelles sont bien meilleures que les e-mails pour cela pour de nombreuses raisons. Une bonne nouvelle est visuelle et prend en charge les discussions et les questions-réponses. Vous pouvez voir à quel point il est populaire par le nombre de personnes qui l’ont lu.
Une bonne nouvelle vous permettra également de communiquer des choses importantes à des sous-ensembles de l’organisation, vous n’avez donc pas besoin d’ennuyer le service client avec la nouvelle stratégie de quota de vente ou le marketing avec le nouveau plan de maintenance.
- Le partage de documents et bibliothèque
Une grande partie du travail est publiée sous forme de document, présentation, feuille de calcul, vidéo ou tout autre type de contenu. Et ces documents sont généralement créés par des équipes de personnes travaillant ensemble. D’autres personnes auront besoin de ces documents à un moment donné maintenant ou à l’avenir.
Que vous recherchiez des politiques, des procédures, des descriptions de poste, des plans d’affaires ou des campagnes de marketing, vous avez besoin d’une bibliothèque. C’est le lieu où lorsqu’une équipe a fini de créer un document et que les parties prenantes l’ont toutes approuvé, il peut être désigné comme référence finale.
Une bonne bibliothèque aura à la fois des autorisations et un contrôle de version afin que vous sachiez toujours que vous avez les bonnes personnes qui consultent les bons documents.
- Les espaces d’équipe
Les espaces d’équipe sont destinés à aider les équipes à collaborer et à accomplir leur travail. Les équipes doivent se former, s’organiser, collecter des ressources et travailler, réitérer et affiner leur travail et livrer ce travail.
En règle générale, les espaces conçus pour soutenir les équipes incluent une sorte de chat et de partage de documents. Cela permet aux équipes de s’exprimer et de développer du contenu ensemble. Les espaces d’équipe avancés peuvent inclure des calendriers, et quelques-uns incluront également la gestion des tâches. Il convient de noter, cependant, que les meilleurs outils de gestion des tâches ont tendance à être des solutions ponctuelles – des outils vendus séparément et non intégrés à d’autres fonctionnalités ou plates-formes majeures.
Les espaces d’équipe peuvent être utilisés pour des projets spécifiques, ou parfois le travail en cours d’équipes permanentes. L’équipe marketing, par exemple, peut avoir plusieurs espaces de projet et un espace d’équipe global pour aider à planifier et à communiquer à un niveau supérieur.
- La gestion des tâches
La génération actuelle d’outils de gestion des tâches est un énorme soulagement pour quiconque a déjà utilisé Microsoft Project. Le problème qui demeure cependant, c’est que peu d’entre eux sont bien intégrés dans d’autres outils et ont tendance à devenir leurs propres silos.
Vous aurez probablement besoin de tous ces outils pour différentes raisons à des moments différents. Ils seront utilisés différemment par différentes personnes, mais ils sont tous essentiels. Le problème que vous devez éviter est de transformer chacun en son propre silo de communication. Vous voulez une solution qui couvrira tout et le fera bien, ou vous avez besoin de quelques solutions qui s’intègrent parfaitement. Vous devez pouvoir avoir un seul profil pour les utilisateurs. Vous avez besoin d’une connexion unique et d’une seule recherche pour trouver qui et ce que vous recherchez.